- במסך הכניסה בוחרים ״פתיחת חשבון חדש״ וממלאים את הפרטים הנדרשים.
- פותחים את הודעת האימות שנשלחה לדוא״ל ומשלימים את האימות. לאחר הכניסה מגדירים את היומן.
קלינדר
היומן החכם שלך
לומדים לעבוד עם קלינדר
שאלות ותשובות
מוצאים את הפעולה, קוראים הסבר קצר וממשיכים ליומן.
פנייה לאסי לתמיכה54 תשובות לעיון
כניסה והתחלה
- לשחזור סיסמה בוחרים ״שכחתי סיסמה״ במסך הכניסה ומזינים את כתובת הדוא״ל של החשבון.
- בודקים גם את תיקיית הספאם ואת איות הכתובת. משתמשים בקישור האחרון שהתקבל; קישור שפג תוקפו דורש בקשה חדשה.
- בעיה שנמשכת אפשר להעביר לאסי דרך אזור התמיכה בתחתית העמוד.
- בוחרים את אופי היומן: טיפולים קבועים וחוזרים או תורים חד־פעמיים במועדים משתנים.
- בוחרים את השמות ביומן: שמות סוגי הפגישות והכינוי לאנשים — מטופלים או לקוחות.
- מגדירים את משכי ברירת המחדל לפגישות.
- מגדירים ימי עבודה, שעות והפסקות.
- בודקים את הסיכום. אפשר גם לבחור ״אגדיר מאוחר יותר״ ולחזור להגדרות בהמשך.
- בחלק העליון פותחים יומן יומי, שבועי או חודשי.
- בנייד מוצגים קודם פגישות היום, משימות ותזכורות; אחריהם זמנים שהתפנו מביטולים והסיכומים היומי והחודשי.
- ״רענון היום וההתראות״ מעדכן את התצוגה. תפריט הבית מרכז את שאר המסכים.
אופי העבודה ושעות הפעילות
- ב״אופן העבודה ביומן״ בוחרים ״תורים חד־פעמיים במועדים משתנים״ ושומרים.
- בפגישה חדשה האפשרות ״טיפול חוזר מדי שבוע״ תהיה כבויה. כל תור מקבל תאריך ושעה משלו.
- לקוח חוזר נשאר באותו כרטיס. אין צורך ליצור לקוח חדש לכל תור.
- בוחרים ״טיפולים קבועים וחוזרים״ ב״אופן העבודה ביומן״.
- בשיבוץ טיפול חדש ״טיפול חוזר מדי שבוע״ יהיה מסומן. בוחרים תאריך התחלה, שעה ומשך; תאריך סיום סדרה הוא לבחירה.
- כן. בכל שיבוץ טיפול אפשר לסמן או לבטל ״טיפול חוזר מדי שבוע״.
- אופן העבודה הוא ברירת מחדל אישית. שינוי שלו אינו מזיז פגישות ואינו ממיר סדרות קיימות.
- פותחים ״שעות עבודה והפסקות״ בהגדרות.
- בוחרים את ימי העבודה, שעת ההתחלה והסיום וההפסקות בכל יום, ושומרים.
- לפני שיבוץ מחוץ למסגרת בודקים את האזהרה שמופיעה. שינוי ההגדרות אינו תחליף לבדיקת הפגישות שכבר נקבעו.
- ב״משכי טיפול ואבחון״ שומרים את משכי ברירת המחדל.
- בתור מסוים אפשר להזין משך אחר בשדה ״משך בדקות״. הפגישות הקיימות אינן מתעדכנות בעקבות שינוי ברירת המחדל.
- ב״הגדרות חגים״ מופיעה רשימת החגים הסגורים. מופעים של סדרות קבועות מדולגים בחגים והסדרה ממשיכה אחריהם.
- ערבי חג וחול המועד פועלים לפי שעות העבודה עד לבחירה בתכנון היום. חנוכה ופורים פועלים לפי שעות העבודה הרגילות.
- פגישות מפורשות שכבר נרשמו עשויות להישאר מוצגות לבדיקה; בודקים את היומן ואת ההסבר במסך.
- פותחים את בקשת ״תכנון ערב חג וחול המועד״ שמופיעה לקראת המועד.
- בוחרים יום מלא, יום חופש או עריכת שעות העבודה לתאריך הזה.
- בודקים את הפגישות המושפעות ומאשרים את התוכנית. הבחירה מתייחסת לתאריך המסוים; פגישות שבוטלו קודם אינן משוחזרות בבחירת יום מלא.
שיבוץ וניהול היומן
- פותחים את התצוגה הרצויה מדף הבית או מהיומן.
- משתמשים בבורר התאריך ובכפתורי ״הקודם״, ״הבא״ ו״היום״ כדי לעבור בין מועדים.
- לחיצה על פגישה פותחת את הפרטים והפעולות שלה.
- ביומן בוחרים ״פגישה חדשה״ או זמן פנוי.
- בוחרים סוג פגישה, מטופל, תאריך, שעה ומשך. לטיפול בוחרים גם האם הוא חוזר מדי שבוע.
- לוחצים ״שמירת פגישה״ ומוודאים שמופיעה הודעת שמירה ושהפגישה מוצגת ביומן.
- בחשבון שמוגדר לתורים משתנים פותחים את פרטי הפגישה ובוחרים ״קביעת התור הבא לאותו לקוח״.
- הלקוחה ומשך הפגישה כבר נבחרו. מזינים תאריך ושעה חדשים ושומרים.
- נוצרת פגישה נפרדת. התור הקודם נשאר ביומן ובהיסטוריה.
- פותחים ״חיפוש זמן פנוי״ ובוחרים את משך הפגישה וטווח החיפוש.
- בוחרים זמן מתאים ועוברים לשיבוץ. בטופס הפגישה ניתן לפתוח גם ״זמנים נוספים פנויים״.
- תוצאה פנויה אינה שומרת מקום ואינה מבטיחה זמינות בכל שבוע. המערכת בודקת את השיבוץ בעת השמירה.
- פותחים פגישה חדשה ובוחרים בסוג ״זמן חסום״.
- מזינים תאריך, שעה ומשך ושומרים. אין צורך לבחור מטופל.
- אי אפשר לחסום על גבי פגישה קיימת בלי לטפל קודם בפגישה.
- קוראים את פירוט האזהרה: חפיפה לפגישה, הפסקה, שעות עבודה, זמן חסום או טיפול נוסף באותו שבוע.
- מתקנים את המועד, או משתמשים באישור המפורש שמוצג במקרים שבהם השיבוץ מותר.
- זמן חסום וחלק מהמצבים של סדרה חוזרת מחייבים בחירת מועד אחר.
- פותחים את הפגישה ובוחרים ״עריכת הפגישה״.
- בוחרים ״שינוי״ ובהיקף השינוי ״פגישה זו בלבד״. מעדכנים את התאריך, השעה או המשך ושומרים.
- לשינוי קבוע בוחרים במפורש ״פגישה זו וכל הבאות״ ובודקים את הסיכום לפני השמירה.
- פותחים את הפגישה הראשונה ובוחרים ״החלפת שתי פגישות״.
- בוחרים את התאריך ואת הפגישה השנייה ובודקים את התצוגה לפני האישור.
- התאריך ושעת ההתחלה מתחלפים. משך כל פגישה נשמר, והמועדים הקבועים אינם משתנים.
- באפשרות ״אבחון במקום טיפולים״ בוחרים מטופל, תאריך, שעה ומשך.
- לכל טיפול שחופף לאבחון בוחרים העברה חד־פעמית או ביטול, ומשלימים את הפרטים.
- בודקים את התוכנית ומאשרים. לקביעת אבחון בזמן פנוי משתמשים בפגישה חדשה ובסוג ״אבחון״.
- פותחים את הפגישה ובוחרים את פעולת הביטול.
- בסדרה בוחרים בין פגישה אחת לבין הפגישה וכל הבאות. מציינים מי יזם את הביטול ואת הסיבה.
- בודקים את הסיכום ומאשרים. ביטול מתועד בהיסטוריה; לאחר ביטול עתידי אפשר לפעול לשיבוץ הזמן שהתפנה.
- פותחים את פרטי הפגישה ומשתמשים בפעולת ״התקיימה״ או ״אי־הגעה״ כאשר היא זמינה.
- פגישות מתוכננות מימים שהסתיימו עשויות להיות מסומנות כהתקיימו אוטומטית. בפרטים מוצג האם הסימון ידני או אוטומטי.
- בודקים את הסימון ומתקנים במקרה הצורך. סיום פגישה אינו מסיים אוטומטית תקופת טיפול.
לקוחות, מטופלים ואנשי קשר
- פותחים ״רשימת מטופלים״ ובוחרים מטופל חדש.
- ממלאים את פרטי החובה, בוחרים סטטוס ומשלימים פרטים נוספים לפי הצורך.
- אפשר להוסיף אנשי קשר כבר ביצירה. לאחר השמירה פותחים את הכרטיס וממשיכים לשיבוץ ביומן. בהגדרות ״השמות ביומן״ אפשר לבחור בכינוי ״לקוח״ ובשמות אישיים לסוגי הפגישות.
- פותחים את הקישור לכרטיס הקיים ובודקים האם מדובר באותו אדם.
- לא יוצרים כרטיס נוסף לכל ביקור. משתמשים בכרטיס הקיים ומוסיפים פגישה ביומן.
- כשהפרטים שייכים לאדם אחר, ממשיכים רק לאחר בדיקת האזהרה והפרטים.
- ״עריכת פרטי מטופל״ מאפשרת לעדכן פרטים תפעוליים וסטטוס פעיל.
- בכרטיס נמצאים אנשי קשר, ניהול מצב המטופל, מועדים קבועים, פגישות וטיפולים ותקופות טיפול.
- מספר טיפולים קודמים הוא יתרת פתיחה מלפני השימוש במערכת. הוא אינו משויך אוטומטית לתאריכי פגישות.
- באזור ״אנשי קשר״ בכרטיס מוסיפים שם, קרבה ומספר טלפון. אפשר לסמן איש קשר ראשי.
- בעת הכנת הודעת WhatsApp בודקים שוב את שם הנמען והמספר. ניתן לבחור איש קשר אחר או נמען חד־פעמי.
- שינוי נמען להודעה אחת אינו משנה את אנשי הקשר השמורים בכרטיס.
- בכרטיס פותחים את ״פגישות וטיפולים״ ובוחרים טווח תאריכים של עד 62 ימים.
- לפגישות עתידיות בוחרים טווח עתידי. אזור ״מועדים קבועים״ מציג סדרות בלבד, ולכן הוא יכול להיות ריק אצל לקוחה שמגיעה לתורים בודדים.
- בכרטיס, באזור ״ניהול מצב המטופל״, בוחרים העברה כעת או תכנון לתאריך עתידי, ומציינים סיבה.
- בודקים את השינויים לפני האישור. ממועד המעבר הסדרות מסתיימות, המופעים העתידיים שלהן מבוטלים והזמינות לביטולים מוסרת.
- ההיסטוריה והתורים החד־פעמיים נשמרים. יש לבדוק בנפרד תורים בודדים שעדיין מתוכננים. ניתן לשנות או לבטל מעבר עתידי לפני כניסתו לתוקף.
- פותחים את רשימת המטופלים הלא פעילים ואת הכרטיס הרצוי.
- בוחרים ״החזרה לפעיל״ ואת הסטטוס החדש. בהחזרה ל״משובץ לטיפול״ יש שלב לשיבוץ מועדים קבועים.
- בהחזרה לסטטוס המתנה ניתן לשבץ תורים בודדים בהמשך מהיומן. סדרות ישנות אינן משוחזרות אוטומטית.
- בכרטיס, באזור ״תקופת טיפול״, אפשר לפתוח תקופה ולבחור תאריך סיום מתוכנן.
- כשתופיע בקשה להחלטה, בוחרים לסיים או להמשיך. אפשר להשאיר את המטופל פעיל ולהחליט בנפרד מה יקרה לסדרות.
- לא נפתחות שתי תקופות במקביל, וסיום פגישה לבדו אינו אישור לסיום תקופה.
המתנה, הצעות ו־WhatsApp
- רשימת הממתינים מרכזת מטופלים הממתינים לטיפול. קבוצת הזמינים לביטולים כוללת מי שסומנו כזמינים ועדיין אינם משובצים לטיפול.
- אפשר לערוך תזכורת קצרה ולשנות את סדר ההמתנה. שינוי סדר ידני דורש שמירה.
- הופעה ברשימה אינה שולחת הודעה אוטומטית.
- פותחים ״הצעות למועדים פנויים״ ובוחרים ״הצעת מועד חדשה״, או עוברים מהזמן שהתפנה ביומן.
- מגדירים מועד חד־פעמי או שבועי. פותחים ״זמינים להחלפות״ או ״ממתינים לאבחון או לטיפול״ ומסמנים את הנמענים. מטופל שמופיע בשתי הקבוצות נבחר פעם אחת.
- יוצרים את ההצעה ומכינים הודעה לכל נמען בנפרד. הצעה אינה שומרת מקום ביומן.
- במסך הכנת ההודעה לוחצים ״עריכת נוסחי ההודעות״. אפשר להגיע גם מהגדרות היומן.
- בוחרים נוסח לתור חד־פעמי או למועד קבוע ועורכים את הטקסט. משאירים את השדות מועד ושעות, שמתמלאים בפרטי ההצעה.
- בודקים את התצוגה המקדימה ושומרים. מתוך הודעה, השמירה מחילה עליה את הנוסח וחוזרת לאותו נמען. חזרה ללא שינוי שומרת את הטיוטה הקודמת.
- בהצעה בוחרים ״הכנת הודעה למטופל״ ובודקים שם נמען, מספר ונוסח.
- לוחצים ״פתיחת ההודעה ב־WhatsApp״. קלינדר שומר את הנוסח ופותח אותו ישירות, בלי מסך אישור נוסף.
- בודקים שוב את השיחה והטקסט שנפתחו ב־WhatsApp. השליחה נעשית שם בפעולה שלכם.
- לא. הפתיחה מכינה שיחה וטקסט לעריכה בלבד.
- לאחר ששלחתם בפועל, חוזרים לקלינדר ולוחצים ״שלחתי את ההודעה״.
- הסימון הוא תיעוד ידני; הוא אינו אישור מסירה או קריאה מ־WhatsApp.
- חוזרים להצעה ובודקים את הנמען, המספר המלא והנוסח שבתצוגה המקדימה.
- מתקנים את איש הקשר בכרטיס או בוחרים נמען חד־פעמי, מכינים שוב ופותחים את הקישור מחדש.
- לבדיקה משווים גם את המספר וגם את הנוסח; אין צורך לשלוח הודעת בדיקה.
- במחשב הקישור פותח WhatsApp Web ומשתדל להשתמש שוב בלשונית שקלינדר פתח. לשונית שנפתחה בנפרד אינה בשליטת קלינדר. משלימים התחברות ב־WhatsApp לפי ההנחיות שלו ואז פותחים שוב את הקישור.
- בטלפון בודקים ש־WhatsApp מותקן וזמין. חוזרים לקלינדר ופותחים שוב את ההודעה.
- בודקים שהדפדפן מאפשר פתיחת לשונית או אפליקציה. תקלה שנמשכת אפשר להעביר לתמיכה עם סוג המכשיר והדפדפן.
- עדיין צריך לבחור ״קביעת פגישה ביומן בנפרד״, לבדוק את הפרטים ולשמור.
- לאחר מכן חוזרים להצעה וסוגרים אותה כשכבר אינה רלוונטית. שמירת הפגישה אינה סוגרת את ההצעה.
- ב״היסטוריית כל ההצעות״ אפשר לראות הצעות קודמות ולסנן לפי מטופל.
משימות, תזכורות והתראות
- בוחרים ״משימה חדשה״ בדף הבית או פותחים את מסך המשימות.
- ממלאים כותרת ומועד, וניתן לשייך מטופל ולהוסיף פרטים תפעוליים.
- לאחר הביצוע מסמנים השלמה. אפשר לצפות ברשימות ובהיסטוריה מתוך מסך המשימות.
- בוחרים ״תזכורת חדשה״ ומזינים את התוכן ואת מועד התזכורת.
- אפשר לשייך למטופל או להשאיר תזכורת כללית.
- התזכורות מופיעות בדף הבית לפי המועד ובמסך התזכורות לניהול ולהיסטוריה.
- דחיית התראת משימה משנה את מועד התזכורת עליה בלבד.
- מועד המשימה נשאר כפי שהיה והיא נשארת גלויה עד להשלמה. לשינוי מועד המשימה עורכים את המשימה עצמה.
- ב״הגדרות התראות״ יש להפעיל התראות קופצות בנפרד בכל טלפון או מחשב ולאשר את בקשת הדפדפן.
- באותו מסך אפשר להפעיל או לכבות התראות על משימות ועל תזכורות. כיבוי קטגוריה אינו מוחק את הפריטים.
- הודעת המכשיר אינה מציגה שם מטופל או מידע רפואי. הפרטים המלאים מוצגים רק לאחר פתיחת קלינדר.
דוחות, הדפסה ו־Excel
- במסך הדוחות בוחרים טווח תאריכים ולוחצים ״הצגת הטווח״.
- אפשר לראות סיכום לפי סוג פגישה וסטטוס ופירוט לפי מטופל, ולסנן או למיין את הטבלה.
- חיפוש בטבלת המטופלים אינו משנה את הסיכום הכללי. יתרת טיפולים קודמת מוצגת בנפרד, ללא שיוך לתקופה.
- ב״ייצוא והדפסה״ בוחרים יומן שבועי ואת השבוע הרצוי.
- בוחרים אילו סטטוסים לכלול, פותחים תצוגה מקדימה ואז חלון הדפסה או הורדת PDF.
- אפשר לייצא גם נתוני מטופלים ודוח פעילות ולבחור את העמודות הרצויות.
- ב״ייצוא והדפסה״ בוחרים ״כל הנתונים התפעוליים (Excel)״.
- מחליטים האם לכלול הערות ותוכן משימות, תזכורות והודעות מוכנות, ומורידים את הקובץ.
- זהו ייצוא לקריאה ולעיבוד. הוא אינו גיבוי שניתן לשחזר אוטומטית לקלינדר.
- במסך הייבוא מורידים את התבנית וממלאים את גיליונות המטופלים ואנשי הקשר לפי ההוראות.
- מעלים קובץ xlsx ובוחרים ״בדיקת הקובץ ותצוגה מקדימה״. מתקנים שגיאות בקובץ ומעלים שוב.
- בודקים את כל הכרטיסים ורק אז מאשרים את הייבוא. נוצרים מטופלים חדשים; כרטיסים קיימים, יומן והיסטוריית פגישות אינם מתעדכנים.
- שגיאה בשורה דורשת תיקון לפני אישור כל הקובץ. לא נוצר מטופל בשלב התצוגה המקדימה.
- כשלא ברור האם האישור הושלם, משתמשים ב״רענון מצב הייבוא״ ובודקים את התוצאה לפני ניסיון נוסף.
- בודקים גם את מגבלות הגודל ומספר השורות שמופיעות במסך.
טלפון, התחברות ותמיכה
- פותחים את ״הוספת קיצור דרך במסך הבית״ ופועלים לפי ההנחיות למכשיר.
- באייפון ובאייפד פותחים ב־Safari, בוחרים שיתוף ואז ״הוסף למסך הבית״.
- באנדרואיד ובמחשב משתמשים בכפתור ההתקנה כשהוא זמין או בתפריט הדפדפן. אפשר להמשיך לעבוד גם דרך האתר.
- בכניסה לחשבון אפשר לבחור ״זכור אותי במכשיר זה״ במכשיר אישי.
- זוהי התחברות מוגבלת בזמן. יציאה מהחשבון או ניתוק המכשיר מחייבים כניסה מחדש.
- במחשב משותף מסיימים את העבודה דרך ״התנתק״.
- ב״המכשירים שלי״ בודקים את רשימת ההתחברויות הפעילות.
- בוחרים ניתוק מכשיר מסוים או ניתוק כל המכשירים ומאשרים.
- הזיהוי משוער, ולכן כמה התחברויות מאותו מכשיר יכולות להופיע בנפרד.
- מרעננים את הרשימה או את דף הבית. הודעה על שינוי שבוצע במקביל דורשת טעינת המידע המעודכן לפני עריכה חוזרת.
- כשנדרשת התחברות, נכנסים שוב לחשבון ואז בודקים שהפעולה האחרונה נשמרה.
- בעיה חוזרת כדאי לתאר לתמיכה בצירוף שם המסך והפעולה.
- ב״מחיקת חשבון״ קוראים את ההסבר וניתן לייצא את הנתונים לפני האישור.
- אישור הבקשה חוסם את הגישה ומנתק את ההתחברויות. במהלך 30 הימים ניתן להתחבר למסך ייעודי ולבטל את הבקשה.
- בתום התקופה לא ניתן לבטל והנתונים הפעילים מיועדים למחיקה לצמיתות.
- משתמשים בכפתור התמיכה בתחתית עמוד זה. הוא מיועד לאסי, בנפרד מהודעות ללקוחות.
- כותבים מה ניסיתם לעשות, באיזה מסך ומה קרה בפועל. אפשר לציין מחשב או טלפון.
- מצרפים צילום מסך לאחר הסתרת פרטי המטופלים. לא מצרפים סיסמה או מידע רפואי. ההודעה נשלחת רק לאחר לחיצה שלכם ב־WhatsApp.
- המסך מיועד לבעל הרשאת ניהול, לצורך ניהול גישה, הפעלה, השבתה ופתיחת נעילה.
- המסך אינו מאפשר צפייה ביומנים, במטופלים או בהערות של משתמשים אחרים. משתמשים רגילים פונים לאסי לקבלת עזרה.
לא מצאת תשובה?
אסי כאן לעזרה בשימוש בקלינדר. זו פנייה לתמיכה הטכנית.
פנייה לתמיכה בוואטסאפנמען התמיכה: אסי · +972543378747
ייפתח נוסח שאפשר להשלים ולערוך. השליחה ב־WhatsApp נעשית בידיכם.
בתיאור הבעיה ובצילום מסך יש להסתיר פרטי מטופלים. אין צורך לשלוח סיסמאות או מידע רפואי.